Datenschutz im Notariat

Die Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Mandanten haben im Notariat einen besonders hohen Stellenwert. Wir (die verantwortliche Stelle) möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, welche personenbezogenen Daten wir nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten. Der Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Sie bezüglich Ihrer Daten haben.

1. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:

Notar Roman Bober mit Sitz in 15711 Königs Wusterhausen, Schlossstraße 2;
Telefon 03375-291925; E-Mail-Adresse: zentrale@notar-bober.de

Der bestellte Datenschutzbeauftragte ist die Gesellschaft für notariellen Datenschutz mit beschränkter Haftung (GNotDS), Ehrensteinstraße 33, 04105 Leipzig, E-Mail: datenschutz@gnotds.de.

2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG

Wir verarbeiten bei der Wahrnehmung der uns gesetzlich übertragenen Aufgaben personenbezogene Daten. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist für die angemessene Bearbeitung Ihres Anliegens sowie zur Erfüllung von Informations- und Antragspflichten erforderlich.

3. KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN UND RECHTSGRUNDLAGEN FÜR DEREN VERARBEITUNG

Personenbezogene Daten, die von uns verarbeitet werden, sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind. Dazu zählen unter anderem:

• allgemeine Personendaten: Name, Geburtsdatum und Alter, Geschlecht, Geburtsort, Familienstand, Anschrift, Staatsangehörigkeit, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.;
• Kennnummern: Personalausweis- und Passnummer, Steueridentifikationsnummer, Führerschein, Kfz-Kennzeichen etc.;
• Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Kreditinformationen etc.;
• Vermögensverhältnisse: Immobilieneigentum, sonstige Rechte an Grundstücken, Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen, sonstiges bewegliches Vermögen etc.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO, § 5 Abs. 1 BbgDSG i.V.m. der DONot.

Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO erlaubt die Datenverarbeitung, wenn diese zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Verantwortlichen erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO gestattet die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und die Verarbeitung in Ausübung öffentlicher Gewalt.

Darüber hinaus können für ein ordnungsgemäßes Verfahren nach dem BeurkG besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, z.B. Angaben zu Behinderungen (Seh-, Hör-, Schreibbehinderungen), sexueller Orientierung und Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser besonderen Kategorien von Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG.

Weiterhin erheben wir auch bei öffentlich zugänglichen Quellen personenbezogene Daten, z.B. Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten vom Handelsregister. Ferner erheben wir Daten aus sonstigen Quellen z.B. bei Gläubigern. Dies geschieht jedoch nur auf Grund vorheriger Veranlassung durch Sie und zur Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens bzw. zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten.

4. EMPFÄNGER IHRER DATEN

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt und erforderlich ist oder Sie hierin eingewilligt haben.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein: das Grundbuchamt, das Handelsregister, das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, das Finanzamt, die Ländernotarkasse, andere Notare, Kreditinstitute und sonstige private Dritte. Die Übermittlung an private Dritte geschieht nur zur Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre Veranlassung.

Weiterhin erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger. Dazu gehören insbesondere von uns eingesetzte Dienstleister, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden. Auftragsverarbeiter in diesem Sinne sind z.B. der IT-Systembetreuer, die Notarsoftwareanbieter, die Finanzbuchhaltung.

5. SPEICHERUNG IHRER DATEN

Wir bewahren Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Die Aufbewahrungsfristen richten sich primär nach der DONot sowie der AO und sind von dem Verarbeitungszweck abhängig. So beträgt z.B. die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zehn Jahre ab Empfang bzw. Versand der Korrespondenz und Erfassung in der Finanzbuchhaltung, (§ 257 HGB i.V.m. § 147 AO) oder 100 Jahre bei einem Vermerk über Verfügungen von Todes gemäß § 20 Abs. 1 DONot.

6. IHRE RECHTE

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO).

Die vorstehenden Rechte gelten nur insoweit, als das diesen nicht die notarielle Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 18 BNotO entgegensteht. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Basis von gesetzlichen Regelungen.

Nur in Ausnahmefällen benötigen wir Ihre Einwilligung. In diesen Fällen haben Sie zusätzlich das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die bisherige Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird durch diesen Widerruf nicht berührt.

Sie haben ferner das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr Notariat